Mit Airtable organisieren wir die Veranstaltungsplanung unserer Scheune

Alle Raumanfragen, Veranstaltungen und Absprachen laufen bei uns zentral in einer Datenbank zusammen. So sehen wir sofort, wann die Räume frei sind, wer verantwortlich ist und welche Termine sich überschneiden könnten.

Demo-Video

Live-Einblick in die Nutzung

Breiter Funktionsumfang für die Vereinsarbeit

Airtable verbindet die Flexibilität von Excel oder Google Sheets mit den Vorteilen einer online-basierten Zusammenarbeit. Mehrere Personen können gleichzeitig arbeiten, Daten pflegen und strukturieren – ohne Versionschaos oder endlose Mailanhänge.

Verschiedene Ansichten für unterschiedliche Bedürfnisse.
Ob Listenansicht, Formulareingabe, Kalenderübersicht oder grafische Auswertung – Airtable bietet für jede Situation die passende Darstellung. Damit lassen sich Daten nicht nur erfassen, sondern auch auswerten und in Zusammenhänge bringen.

Ein Werkzeug für Automatisierung und Integration.
Über Schnittstellen, KI-Funktionen und Automatisierungen können Workflows beschleunigt werden. Ein Beispiel aus unserem Alltag: Wird ein Anfrageformular ausgefüllt, erhält das Veranstaltungsteam automatisch eine Benachrichtigung in unserem Kommunikations-Tool und kann direkt klären, wer die Betreuung übernimmt.

Unterstützung der Vereinsziele.
Ein großer Vorteil von Airtable ist die Möglichkeit, beliebige Informationen zu erfassen. So verknüpfen wir z.B. die Veranstaltungen mit Satzungszielen des Vereins. Über einfache Filter lassen sich alle Aktivitäten danach sortieren, welche Vereinsziele sie unterstützen. So können Vorstände für ihre Rechenschaftsberichte in wenigen Minuten eine Auswertung erstellen – ohne mühsames Zusammensuchen von Daten.

Demo Video unserer Airtable Nutzung

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Mehr Informationen
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Anwendungsbeispiele

Wichtigste Funktionen – einfach zusammengefasst.

Einblicke aus der Praxis

Werkzeuge wie Airtable bieten eine große Bandbreite an Funktionen & Möglichkeiten. Hier ein kleiner Auszug aus unseren Alltagssituationen.

Zu jeder Datenbank können wir einfache Formulare bereitstellen. Egal ob ein/e Besucher:in oder jemand aus dem Team eine Anfrage stellt – die Daten landen direkt in unserer zentralen Datenbank und müssen nicht doppelt gepflegt werden.

Automatisierungen sind eine mächtige Funktion. Wir nutzen es z.B. ganz simpel und verschicken eine wöchentliche Zusammenfassung mit allen anstehenden Terminen. So hat das Team jede Woche eine klare Übersicht und niemand verpasst wichtige Veranstaltungen.

Mit Airtable können wir Veranstaltungen nach Kategorien oder Satzungszielen filtern. So sehen wir auf einen Blick, welche Aktivitäten welchem Vereinszweck dienen – praktisch für Rechenschaftsberichte und interne Auswertungen.

In Airtable können wir zu jeder Veranstaltung eigene Prozesschritte wie Catering, Technik, Reinigung oder Werbung ergänzen. Damit sieht das ganze Team sofort, was erledigt ist und was noch aussteht. Das externe Reinigungsteam soll sich selbstständig informieren, welche Veranstaltungen eine Reinigung brauchen? Eine separate Ansicht ist schnell erstellt und kann via Webadresse erreicht werden.

Alternativen

Ähnliche Tools als Alternativen, manchmal mit anderem Funktionsumfang.

Baserow

Eine Open-Source-Alternative zu Airtable. Ideal für Vereine, die volle Datenhoheit wollen und trotzdem die Vorteile einer modernen Online-Datenbank nutzen möchten.

Notion

Ein flexibles All-in-One-Tool für Notizen, Datenbanken und Projektorganisation. Auch geeignet für Vereine, die neben Daten auch Dokumentationen, Handbücher oder Wissenssammlungen pflegen wollen.

Google Sheets

Weit verbreitetes Tabellen-Tool mit einfacher Zusammenarbeit in Echtzeit. Für komplexere Vereinsprozesse aber oft zu unstrukturiert und mit Einschränkungen beim Datenschutz.