Vereinsarbeit organisieren

Slack ist ein umfassendes Messaging-Werkzeug, das dazu dient, Team-Kommunikation zu organisieren. Mit dieser Funktionalität ermöglicht es uns, über einzelne Kanäle die Struktur und die Tätigkeiten unserer Gemeinschaft und des Vereins abzubilden. Slack bietet damit die Möglichkeit, Mailverkehr – die ineffizienteste Art der internen Kommunikation – vollständig zu ersetzen.

Wir unterscheiden dabei zwischen Kanälen, die

• alle betreffen und von allen gelesen werden sollten (zb. Ansagen/News)
• vereinsbezogene Themen behandeln (Fragen an den Vorstand)
• einzelnen AG-Kanälen, die man optional lesen kann. (AG Garten, AG Förderungen, usw)
• geschlossenen Kanäle für interne Arbeit von AGs möglich

Innerhalb eines Kanals können wir durch die Funktion von Posts und darunterliegenden Threads (weiterführende Kommunikation) strukturiert und nachvollziehbar kommunizieren und so auch umfangreichere Diskussionen führen. Slack bietet außerdem die Möglichkeit, unterschiedliche Dokumente einzubinden oder einfache Abfragen über Emojis durchzuführen. Dazu gibt es ToDo-Listen und auch Channels, in die von Außen kommende E-Mails “gespült” werden, um gemeinsam beantwortet zu werden.

Mehr Infos auf der Detailvorstellung Slack

Signal ist ein Messaging-Dienst, der – anders als Slack – auf Direktnachrichten und damit auf schnellen und unkomplizierten Austausch ausgerichtet ist. Wir nutzen es für zeitkritische Kommunikation: “Batterie ist leer! Kann jemand überbrücken?” oder “Hat jemand 3 Eier?”. Die Mitgliedschaft ist freiwillig, da hier keine verbindlichen Themen des Vereins besprochen werden.

Wir haben zum Beispiel einen Mitfahr-Kanal eingerichtet, um Mitfahrgelegenheiten zu bieten oder zu suchen, der sich über unseren Verein hinaus auf das gesamte Dorf erstreckt. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch ökologisch und sozial!

Wichtig ist: Signal kann nicht als alleiniges Kommunikationswerkzeug der Vereinsarbeit genutzt werden, da es keinen ausreichend tiefen und differenzierten Austausch ermöglicht. Stress und Frust wären garantiert.

Bekannte Alternativen: WhatsApp, Threema, Telegram

Taiga ist ein Werkzeug für digitales Projektmanagement, ein so genanntes Kanban-Board. Wir nutzen es allerdings nicht in seiner Breite, sondern “nur” für unseren digital-analogen Entscheidungsprozess – dem Herzstück der Vereinsarbeit.

Über Taiga kann jedes Vereinsmitglied Ideen zur Umsetzung einreichen. Diese Ideen können dann zwei Wochen lang digital kommentiert, befragt und diskutiert werden. Gibt es keine schwerwiegenden Einwände, wird die Idee automatisch verabschiedet und kann umgesetzt werden. Es braucht also keine Zustimmung zu einer Idee, sondern es wird nur abgefragt, ob jemand Einwände hat.

Besteht aus Sicht einer Person weiterer Diskussionsbedarf, wird das Thema in das analoge Plenum verlagert, diskutiert, ggf. überarbeitet und dann verabschiedet oder abgelehnt. Mit diesem Verfahren gelingt es uns, auch komplexe und komplizierte Themen in sehr kurzer Zeit mit 50 Personen zu verhandeln und schnell ins Handeln zu kommen.

Mehr Infos auf unserer Detailseite zu Taiga.

Alternativen: Trello, Wekan, Asana

Nextcloud ist ein Cloud-Dienst, der – anders als Google Drive oder Dropbox – komplett auf unserem eigenen Server läuft. Damit behalten wir die Kontrolle über unsere Daten und können sie sicher und datenschutzkonform verwalten. Wir nutzen Nextcloud vor allem für den Austausch von Dokumenten und die Ablage von Dateien.

Das ist besonders praktisch für Protokolle, Projektunterlagen oder geteilte Kalender. Alle Mitglieder haben jederzeit Zugriff, ohne dass Dokumente per Mail hin- und hergeschickt werden müssen. Zusätzlich können Dateien versioniert und über die integrierte Office-Funktion auch gleichzeitig bearbeitet werden.

Wichtig ist: Nextcloud ist die zentrale Plattform für unsere Vereinsdokumente. Nur so stellen wir sicher, dass alles an einem Ort liegt und nicht in privaten Ordnern verschwindet. Signal oder Mail sind nützlich, aber für langfristige Dokumentation nicht geeignet.

Alternativen: Google Drive, Dropbox, OneDrive

Das können ganz einfache Sache sein: Wer ist beim nächsten Arbeitseinsatz dabei? Gibt es Einwände zur Beherbergung einer Gruppe Student:innen nächstes Wochenende?

Aber auch komplexere Umfragen lassen sich ganz leicht umsetzen. Zum Beispiel zur Offenheit gegenüber einem alternativen Bezahl-System. Das hilft dem Verfasser, schnell herauszufinden, ob diese Idee von Interesse ist und wie sich die Meinungen sortieren.

Ja, das geht schnell. Deswegen nutzen wir Slack. So sind Nachrichten super strukturiert, nicht überbordernd und auch nach langer Zeit noch nachvollziehbar.

Für unkomplizierte, kurzfristige (und dringende) Fragen nutzen wir Signal. So erhält man sehr schnell Rückmeldung und meist eine Lösung. Wichtig ist aber, nach bestimmten Regeln zu antworten, um nicht unnötig viele Nachrichten zu verursachen. Entweder, indem nur der fragenden Person privat geantwortet wird oder eine Reaktion mit Icons erfolgt.

Die Suchfunktion in Slack ist der Knaller. Längst archiviertes lässt sich unkompliziert wiederfinden und nachvollziehen. Als NGO bekommt man übrigens Slack-Pro kostenfrei gestellt.

So einfach kann Kommunikation gehen: Icons unter Nachrichten setzen. Die Auswahl ist unendlich, die Bedeutung meist bekannt. Klassiker sind z.B: Stimme zu: 👍,  Habe ich gelesen: 👀 oder Finde ich toll: ❤️

So sieht es z.B. oft unter unseren Nachrichten aus.

Ganz einfach aus Aufgaben Erinnerungen erstellen, Aufgaben ableiten oder zeitgesteuerte Infos posten. Mit Tools wie Slack möglich und somit kann aus einem Kommunikationstool ein kompletter Arbeitsbereich werden – mit Todo Listen, geteilten Notizzetteln, Linksammlungen und vieles mehr.